Proces rada u projektnom menadžmentu

Proces rada u projektnom menadžmentu sastoji se od jasno definiranih koraka koji vode od projektne ideje do predaje prijave i praćenja rezultata.

Priprema kvalitetnog projektnog prijedloga nije slučajnost. Riječ je o strukturiranom, promišljenom i transparentnom procesu koji osigurava da projekt bude administrativno prihvatljiv i provediv u stvarnom poslovanju korisnika.

Proces projektnog menadžmenta sastoji se od sljedećih koraka:

1. Razumijevanje projektne ideje – početak projektnog menadžmenta

Proces započinje savjetovanjem.

Klijent opisuje djelatnost, ciljeve, planirano ulaganje i poslovni kontekst. Dostavlja poslovnu dokumentaciju.
e-konzultant upoznaje poslovanje klijenta, upoznaje poslovne ciljeve i ograničenja.
Rezultat: jasno je definirano što se želi postići, koji su resursi raspoloživi i koji su potrebni za realizaciju projekta.

2. Identifikacija odgovarajućeg natječaja

e-konzultant identificira natječaje koji odgovaraju djelatnosti, lokaciji, statusu i planiranim ulaganjima Klijenta.
Klijent prima povratnu informaciju i upute te dostavlja opću dokumentaciju propisano natječajem.
Rezultat: odabran je odgovarajući izvor financiranja i započet je postupak prikupljanja dokumentacije.

3. Provjera prihvatljivosti

(Natječaj je aktivan ili objavljen)

e-konzultant analizira dokumentaciju i informira klijenta o usklađenosti ideje s kriterijima (bodovima).
Klijent dostavlja specifičnu dokumentaciju propisanu natječajem.
Rezultat: provedena je provjera prihvatljivosti prijavitelja i ulaganja te procjena izgleda za uspjeh.

4. Usklađivanje projektnog prijedloga

e-konzultant može predložiti konceptualna ili sadržajna poboljšanja radi povećanja kvalitete projekta.
Klijent prijedloge razmatra te ih ili prihvaća ili odbija.
Rezultat: projektne aktivnosti usklađene su s kriterijima odabira i administrativnim zahtjevima natječaja.

5. Izrada projektnog prijedloga

e-konzultant izrađuje projektni prijedlog i pripadajuću dokumentaciju sukladno pravilima natječaja.
Rezultat: projektna prijava je izrađena i spremna za pregled.

6. Pregled i predaja projektne prijave

Klijent pregledava izrađenu dokumentaciju i daje suglasnost za predaju.
e-konzultant kompletira prijavu i predaje projektni prijedlog putem sustava koji natječaj propisuje.
Rezultat: projektna prijava je pravodobno i pravilno predana.

7. Praćenje postupka i podrška nakon predaje

e-konzultant komunicira s nadležnim tijelima tijekom obrade prijave te, ako je ugovoreno, pruža administrativnu podršku u fazi provedbe (nabava, izvještavanje, dopune po zahtjevu).
Klijent prima službenu odluku o rezultatu natječaja, sklapa ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava i provodi projekt sukladno ugovoru.
Rezultat: postupak je zaključen odlukom nadležnog tijela ili realizacijom ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Važna napomena

Projektni menadžment obuhvaća vođenje procesa prijave i komunikaciju do objave rezultata.

Podrška u provedbi projekta ugovara se zasebno, kao dio operativne podrške.

Ovaj proces rada u projektnom menadžmentu osigurava jasnoću odgovornosti i predvidivost postupka prijave.